Hausmeisterservice: Aufgaben, Umlagefähigkeit und Abgrenzung zur Reinigung

Was macht ein Hausmeisterservice?

Ein Hausmeisterservice kümmert sich um den laufenden Betrieb eines Gebäudes oder Grundstücks. Der Umfang ist nicht gesetzlich festgelegt, sondern ergibt sich aus dem Vertrag. Üblich sind folgende Aufgabengruppen:

• Kontrolle und Betrieb: Rundgänge, Sichtprüfung von Treppenhaus, Keller, Dach, Technikräumen, Meldung von Schäden.
• Reinigung: Treppenhaus, Eingangsbereich, Müllplatz, Kellergänge.
• Außenanlagen: Rasen, Hecken, Wege, Laubbeseitigung, Spielplatz.
• Winterdienst: Räumen und Streuen auf Wegen und Zufahrten.
• Kleine Wartungen: Leuchtmittel wechseln, Türschließer prüfen, Kleinreparaturen.
• Müllmanagement: Tonnen bereitstellen, Abfalltrennung kontrollieren.
• Ansprechperson: Kontakt für Bewohner, Handwerker und Hausverwaltung.

Welche Aufgaben tatsächlich übernommen werden, hängt vom Vertrag ab. Ein Hausmeister, der nur Kontrollgänge macht, ist etwas anderes als ein Dienstleister, der Reinigung, Garten und Winterdienst bündelt. Fragen Sie deshalb vor Vertragsschluss nach einer Aufgabenliste mit Häufigkeit und nach den Zeiten, in denen jemand erreichbar ist.

Welche Hausmeisterkosten sind auf Mieter umlagefähig?

Umlagefähig sind nur Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung. Das setzt voraus, dass der Mietvertrag die Umlage der Betriebskosten vereinbart. Die Kosten dürfen nur umgelegt werden, wenn sie laufend entstehen. Verwaltungskosten und Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung zählen ausdrücklich nicht dazu (§ 1 Absatz 2 BetrKV).

Der Winterdienst wird nach der in Rechtsprechung und Fachliteratur vertretenen Auffassung der Straßenreinigung zugerechnet und kann unter Nr. 8 fallen, sofern er nicht zusätzlich als Hauswartleistung abgerechnet wird. Im Zweifel sollten Eigentümer die Position in der Abrechnung ausweisen und mit Belegen versehen.

Was ist der Doppelansatz und wie vermeiden Sie ihn?

Führt der Hauswart Arbeiten selbst aus, die in den Nummern 2 bis 10 und 16 der Betriebskostenverordnung stehen, dürfen dafür nicht zusätzlich Arbeitskosten dieser Nummern angesetzt werden. Das gilt etwa, wenn der Hausmeister das Treppenhaus selbst reinigt, ein Reinigungsunternehmen aber ebenfalls Rechnungen stellt. Dann würde dieselbe Arbeit zweimal abgerechnet.

Vermeiden lässt sich das mit einer klaren Aufgabenverteilung im Vertrag und mit getrennten Positionen in der Rechnung. Pro Aufgabe sollte feststehen, wer sie erledigt und wo sie abgerechnet wird. Ohne diese Trennung droht bei der Betriebskostenabrechnung eine Kürzung.

Wie grenzen sich Hausmeisterservice und Reinigung ab?

Die Treppenhausreinigung kann zum Hausmeisterservice gehören, wird aber auch von Reinigungsfirmen erbracht. Entscheidend ist, wer die Leistung ausführt und wie sie abgerechnet wird. Ein Hausmeisterservice mit Reinigungsanteil braucht klare Angaben zum Turnus, ein reiner Reinigungsvertrag kein Wartungselement.

Reparaturen gehören nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten. Wenn der Hausmeister einen Türschließer austauscht, ist das Instandsetzung. Die Kosten trägt der Eigentümer.

Hausmeister anstellen oder Dienstleister beauftragen?

Eigentümer haben zwei Modelle. Beim angestellten Hauswart zahlt der Eigentümer Vergütung und Sozialbeiträge. Nach § 2 Nr. 14 BetrKV sind diese Kosten und auch geldwerte Leistungen, etwa eine Dienstwohnung, umlagefähig, soweit sie auf Betriebsaufgaben entfallen. Der Hauswart ist Arbeitnehmer, Anmeldung, Arbeitszeit und Urlaubsvertretung liegen beim Arbeitgeber. Beim externen Dienstleister läuft alles über Rechnungen, der Betrieb stellt Vertretung, Material und Versicherung. Das ist für kleinere Bestände meist einfacher, für größere Anlagen kann ein eigener Hauswart eine feste Ansprechperson vor Ort sein.

Wer die Verkehrssicherung auf einen Hausmeister überträgt, wird die Verantwortung nicht los. Die Verkehrssicherungspflicht leitet die Rechtsprechung aus § 823 BGB ab. Nach dem Urteil des Bundesgerichtshofs vom 6. August 2025 (VIII ZR 250/23) haftet ein vermietender Eigentümer seinen Mietern für Fehler eines beauftragten Winterdienstes wie für eigenes Verschulden (§ 278 BGB), seine Pflicht beschränkt sich dann nicht auf Auswahl und Kontrolle. Dokumentierte Rundgänge helfen, im Schadensfall nachzuweisen, dass kontrolliert wurde. Das gilt für Treppenhäuser, Beleuchtung, Spielgeräte und den Winterdienst gleichermaßen.

Welche Punkte gehören in den Hausmeistervertrag?

• Aufgabenkatalog mit Turnus: Was wird wann erledigt?
• Abrechnung: Pauschale oder Stundensatz, Anfahrt, Material, Zuschläge.
• Getrennte Positionen für Reinigung, Garten, Winterdienst, Hauswart und Reparaturen.
• Notdienst und Erreichbarkeit: Wer ist wann ansprechbar?
• Vertretung bei Urlaub oder Krankheit.
• Dokumentation: Rundgangsprotokoll, Fotos, Meldung von Mängeln.
• Haftpflicht und Subunternehmer.
• Laufzeit und Kündigungsfrist.

Für Mieter gilt: Nach § 556 BGB müssen Betriebskosten dem Gebot der Wirtschaftlichkeit entsprechen. Auffällig hohe Positionen darf der Mieter hinterfragen und Belege einsehen. Für Vermieter lohnt sich deshalb eine saubere Dokumentation. Rechtsberatung im Einzelfall leisten Mietervereine und Eigentümerverbände.

Was gilt bei Privatkunden und steuerlich?

Auch Selbstnutzer von Häusern und Wohnungen beauftragen Hausmeisterleistungen, etwa für Garten, Hausbetreuung oder Winterdienst. Nach § 35a EStG sind 20 Prozent der Aufwendungen für haushaltsnahe Dienstleistungen, höchstens 4.000 Euro im Jahr, und für Handwerkerleistungen höchstens 1.200 Euro absetzbar. Begünstigt sind nur die Arbeitskosten, Voraussetzung sind Rechnung und unbare Zahlung. Welche Leistung unter welche Kategorie fällt, klären Steuerberater oder Lohnsteuerhilfevereine.

Für Eigentümergemeinschaften und Hausverwaltungen kommt eine praktische Frage hinzu: Wer beauftragt und wer kontrolliert? Üblich ist, dass die Verwaltung den Vertrag schließt und die Leistungen prüft, während Eigentümer und Mieter über die Abrechnung Einblick erhalten. Eine Übersicht der Einsätze, die zusammen mit der Rechnung vorgelegt wird, verhindert spätere Diskussionen über Umfang und Häufigkeit. Gerade bei Pauschalen lohnt es sich, den vereinbarten Turnus mit dem tatsächlichen Einsatz abzugleichen.