Gebäudereinigung ausschreiben: Ablauf, Kriterien und Angebotsvergleich

Wann müssen Sie überhaupt ausschreiben?

Ob Sie ausschreiben müssen, hängt davon ab, wer Auftraggeber ist. Ein privates Unternehmen, eine Wohnungseigentümergemeinschaft oder ein Vermieter kann Angebote einholen, wie er es für richtig hält. Die Form ist frei, ein strukturiertes Verfahren lohnt sich trotzdem, weil es Angebote vergleichbar macht.

Öffentliche Auftraggeber wie Kommunen, Schulträger, Landesbehörden oder Hochschulen müssen dagegen das Vergaberecht einhalten. Ab dem EU-Schwellenwert gilt das förmliche europäische Verfahren. Seit dem 1. Januar 2026 liegt dieser Wert für Liefer- und Dienstleistungsaufträge sonstiger öffentlicher Auftraggeber bei 216.000 Euro netto, für zentrale Regierungsbehörden (oberste und obere Bundesbehörden) bei 140.000 Euro netto. Darunter greifen die Regeln für nationale Vergaben, die je nach Bundesland und Träger unterschiedlich ausfallen. Bei mehrjährigen Reinigungsverträgen zählt der Gesamtwert über die Laufzeit, nicht die Jahressumme.

Wer als öffentlicher Auftraggeber ausschreibt, sollte die Vergabestelle seines Hauses oder die zuständige Vergabeberatung einbeziehen. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.

Welche Verfahren gibt es und welches passt?

Bei privaten Auftraggebern genügt meist eine Einladung an drei bis fünf Anbieter. Öffentliche Auftraggeber kennen je nach Wert die öffentliche Ausschreibung, die beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb und die Verhandlungsvergabe. Welche davon zulässig ist, regeln Vergabeordnung und Haushaltsrecht des jeweiligen Trägers.

Schritt 1: Flächen aufnehmen und Bestand klären

Der häufigste Grund für spätere Nachträge ist eine schlechte Flächenaufnahme. Messen oder erfassen Sie die Flächen getrennt nach Raumgruppen und Bodenbelägen, denn Reinigungsaufwand und Verfahren unterscheiden sich stark. Eine Begehung mit den Bietern vor Angebotsabgabe verhindert Streit über Annahmen.

Halten Sie außerdem fest, wann gereinigt werden darf (vor Dienstbeginn, abends, tagsüber), wo Reinigungsmaterial gelagert wird und ob Schlüssel, Alarmanlage oder Zutrittskarten im Spiel sind.

Begehung, Rückfragen und Bieterkommunikation

Bieten Sie einen festen Begehungstermin an und protokollieren Sie ihn. Wer nicht teilnimmt, kalkuliert nach Unterlagen, das sollten Sie vorab klarstellen. Rückfragen und Antworten gehen an alle Bieter gleichzeitig, damit niemand einen Informationsvorsprung hat. Ändern sich Flächen oder Leistungen nach dem Versand, verlängern Sie die Angebotsfrist und senden Sie das geänderte Verzeichnis an alle.

Fragen Sie bei der Begehung gezielt nach Besonderheiten: Sind Räume sensibel (Server, Archive, Labore)? Gibt es Zutrittsbeschränkungen, Reinigungszeiten bei laufendem Betrieb oder Brandschutzvorgaben? Solche Punkte beeinflussen Personaleinsatz und Preis erheblich.

Schritt 2: Leistungsverzeichnis und Qualitätsmaßstab festlegen

Das Leistungsverzeichnis ist das Herzstück der Ausschreibung. Es legt je Raumgruppe fest, was in welchem Turnus gemacht wird, und ersetzt vage Aussagen wie „gründliche Reinigung“. Unterscheiden Sie Unterhaltsreinigung (regelmäßig), Grundreinigung (periodisch) und Sonderleistungen wie Glas- oder Fassadenreinigung. Als Qualitätsmaßstab für Kontrollen wird häufig die DIN EN 13549 herangezogen, die Anforderungen an Qualitätsmesssysteme beschreibt. Legen Sie vorab fest, wer wie oft prüft und was bei Mängeln gilt.

Eine Anleitung zum Aufbau finden Sie im Ratgeber zum Leistungsverzeichnis. Der Vertrag selbst wird in der Praxis überwiegend als Werkvertrag eingeordnet, bei dem ein Reinigungsergebnis geschuldet ist. Das beeinflusst, wie Mängelrechte gestaltet werden.

Qualitätsmaßstab im Leistungsverzeichnis

Ohne Maßstab bleibt jede Beanstandung eine Meinungsfrage. Legen Sie deshalb fest, wie Sauberkeit gemessen wird: durch Sichtkontrolle nach definierten Kriterien, durch Stichproben mit Protokoll oder durch ein Bewertungsschema, das Raumgruppen unterschiedlich gewichtet. Je klarer der Maßstab vor der Angebotsabgabe feststeht, desto weniger Spielraum bleibt später für Streit. Der Ratgeber zum Leistungsverzeichnis zeigt, wie sich Raumgruppen, Turnus und Qualitätsmessung gliedern lassen.

Schritt 3: Zuschlagskriterien und Mindestanforderungen definieren

Entscheiden Sie vor dem Versand, nach welchen Kriterien Sie bewerten. Nur der niedrigste Preis führt bei Personaldienstleistungen oft zu Angeboten, die kaum auskömmlich kalkuliert sind, denn der Lohnanteil überwiegt. Der Branchenmindestlohn in der Innen- und Unterhaltsreinigung beträgt seit Januar 2026 15,00 Euro je Stunde (Lohngruppe 1), für Glas- und Fassadenreinigung gilt mit 18,40 Euro (Lohngruppe 6) ein höherer Mindestlohn. Der zugrunde liegende Tarifvertrag hat eine Laufzeit von 24 Monaten seit Januar 2025. Welcher Mindestlohn ab 2027 gilt, ist hier nicht belegt: Prüfen Sie den aktuellen Stand vor Vertragsschluss.

Typische Mindestanforderungen: Eintrag in die Handwerksrolle (Gebäudereiniger-Handwerk), Betriebshaftpflichtversicherung mit Deckung für Bearbeitungsschäden, Nachweis der Zahlung von Sozialabgaben, Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Benennung einer festen Objektleitung. Als Wertungskriterien eignen sich Preis, Qualitätssicherungskonzept, Einarbeitung und Vertretungsregelung, Umgang mit Reinigungsmitteln und Referenzen.

Die Gewichtung ist ein Beispiel. Sie muss zu Ihrem Objekt passen und den Bietern vorher bekannt sein.

Nachhaltigkeit und Zusatzkriterien

Viele Auftraggeber nehmen Umweltaspekte in die Wertung auf: Reinigungsmittel mit Umweltzeichen, Dosiersysteme, Mikrofasertechnik, Wasser- und Chemikalienverbrauch. Solche Kriterien müssen messbar sein, etwa über ein Mittelkonzept mit Datenblättern, und dürfen den Wettbewerb nicht unnötig einschränken. Fragen Sie außerdem nach dem Einsatz fester Teams, weil häufiger Personalwechsel Qualität und Einarbeitung belastet.

Preismodelle: Pauschale, Stundensatz oder Einzelpreise

Bei der Unterhaltsreinigung ist die monatliche Pauschale üblich, weil sie planbar ist und ein Reinigungsergebnis statt einer Stundenzahl vergütet. Stundensätze eignen sich für Zusatzleistungen und unregelmäßigen Bedarf. Einzelpreise gehören zu Sonderleistungen wie Fensterreinigung, Grundreinigung oder Teppichshampoonierung.

Wie viel Fläche eine Reinigungskraft je Stunde schafft, hängt von Raumart, Belag, Möblierung und Verfahren ab. Angebote sollten diese Leistungswerte offenlegen. Pauschale Euro-Preise je Quadratmeter ohne Leistungsverzeichnis sind kein belastbarer Vergleichswert, weil Turnus und Umfang fehlen.

Beispiel: Ausschreibung eines Bürogebäudes

Beispiel (frei erfunden, zur Veranschaulichung): Eine Hausverwaltung schreibt die Reinigung eines Bürohauses mit 1.200 m² Reinigungsfläche aus. Sie erfasst 800 m² Büro mit Teppich, 150 m² Sanitär und Teeküchen, 200 m² Flur und Treppen sowie 50 m² Foyer. Sie verlangt Unterhaltsreinigung an fünf Tagen je Woche, Sanitär täglich, Fenster zweimal jährlich und eine Grundreinigung der Böden einmal im Jahr. Alle Bieter bepreisen dasselbe Leistungsverzeichnis in einem Preisblatt mit Monatspauschale, Stundenverrechnungssatz für Zusatzleistungen und Einzelpreisen für Sonderleistungen.

Die Hausverwaltung vergleicht danach die Monatspauschalen und rechnet sie rechnerisch in Stunden um. Bietet ein Unternehmen deutlich weniger Stunden an als die Mitbewerber, fragt sie nach der Kalkulation. Ob Preise realistisch sind, lässt sich nur über die Stundenzahl und den angesetzten Lohn beurteilen, nicht über die Euro-Summe allein.

Schritt 4: Angebote vergleichen und Zuschlag erteilen

Ein belastbarer Vergleich beginnt mit gleichen Grundlagen. Bitten Sie alle Bieter um ein Preisblatt im selben Format und um die Angabe der kalkulierten Stunden je Woche. So erkennen Sie Angebote, die sich nur durch zu knappe Zeitansätze günstig rechnen.

Bei Angeboten, die auffällig niedrig liegen, sollten Sie die Preisaufschlüsselung verlangen. Öffentliche Auftraggeber sind dazu in bestimmten Fällen verpflichtet. Beachten Sie auch die Haftung des Auftraggebers: Ein Unternehmer, der einen anderen Unternehmer mit Dienst- oder Werkleistungen beauftragt, haftet nach § 14 Arbeitnehmer-Entsendegesetz für das Mindestentgelt der Beschäftigten des Auftragnehmers wie ein Bürge, der auf die Einrede der Vorausklage verzichtet hat.

Ungewöhnlich niedrige Angebote und Mindestlohnverstöße

Für öffentliche Auftraggeber im Anwendungsbereich der Vergabeverordnung gilt: Erscheint ein Angebot im Verhältnis zur Leistung ungewöhnlich niedrig, muss der Auftraggeber Aufklärung verlangen (§ 60 Abs. 1 VgV). Geprüft werden unter anderem die Zusammensetzung des Preises und die Einhaltung arbeits- und sozialrechtlicher Pflichten. Kann der Preis nicht zufriedenstellend erklärt werden, soll der Zuschlag abgelehnt werden. Zwingend ist die Ablehnung, wenn feststeht, dass der niedrige Preis auf der Nichteinhaltung solcher Pflichten beruht (§ 60 Abs. 3 VgV).

Außerdem sollen Unternehmen von öffentlichen Vergaben ausgeschlossen werden, die wegen bestimmter Verstöße gegen das Mindestlohngesetz mit einer Geldbuße von mindestens 2.500 Euro belegt wurden (§ 19 MiLoG). Bei Aufträgen ab 50.000 Euro netto ist vor dem Zuschlag eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister einzuholen. Private Auftraggeber müssen das nicht, können aber dieselbe Logik nutzen: Lassen Sie sich bei auffälligen Preisen die Stundenansätze und den Lohnansatz erläutern und fordern Sie eine Eigenerklärung zur Mindestlohnzahlung.

Vertragsbausteine, die Sie schon in der Ausschreibung nennen sollten

Fügen Sie den Vertragsentwurf den Unterlagen bei, damit Bieter Laufzeit, Kündigung und Haftung mitkalkulieren. Wichtig sind eine Probezeit mit erleichterter Kündigung, eine Frist zur Nachbesserung bei Mängeln, die Verpflichtung zur Betriebshaftpflicht mit Deckung für Bearbeitungsschäden, Regeln für Subunternehmer und die Pflicht, Lohn nach der Branchenverordnung zu zahlen. Ein Beispiel für Vertragsbausteine liefert der Ratgeber zu Reinigungsvertrag und Kündigung. Arbeitsschutz und Gefahrstoffe, etwa Sicherheitsdatenblätter und Unterweisung, sollten Sie als Nachweis fordern.

Bei Objekten mit besonderen Hygieneanforderungen, etwa Praxen oder Kitas, gehört ein abgestimmter Hygieneplan in die Unterlagen. Lesen Sie dazu den Ratgeber zur Praxisreinigung.

Zeitplan und Checkliste

Checkliste vor dem Versand:

• Flächen nach Raumgruppen und Belag erfasst
• Leistungsverzeichnis mit Turnus je Raumgruppe
• Reinigungszeiten, Zutritt und Schlüsselregelung beschrieben
• Qualitätsmessung und Kontrollrhythmus festgelegt
• Mindestanforderungen und Nachweise benannt
• Wertungskriterien mit Gewichtung vorab festgelegt
• Einheitliches Preisblatt mit Wochenstunden
• Vertragsentwurf mit Laufzeit, Kündigung und Mängelrechten beigefügt
• Fragen und Antworten allen Bietern zugänglich

Mindestfristen im förmlichen Verfahren

Oberhalb der EU-Schwellenwerte schreibt die Vergabeverordnung Mindestfristen für den Eingang der Angebote vor. Rechnen Sie diese in Ihren Zeitplan ein, denn sie verlängern die Wochen 4 bis 5 der Tabelle deutlich.

Private Auftraggeber sind an diese Fristen nicht gebunden. Eine Angebotsfrist von zwei bis drei Wochen nach der Begehung ist für ein Bürohaus dennoch üblich, damit Bieter ihre Kalkulation sauber aufstellen können.

Häufige Fehler bei der Ausschreibung

• Nur der Preis zählt: Das führt zu Angeboten mit zu kurzen Zeitansätzen und später zu Qualitätsstreit.
• Ungenaue Flächen: Fehlende oder falsche Angaben führen zu Nachträgen oder zu Angeboten, die nicht vergleichbar sind.
• Kein Leistungsverzeichnis: Ohne Raumgruppen und Turnus kalkuliert jeder Bieter anders.
• Fehlende Qualitätskontrolle: Ohne definierte Prüfung gibt es später kaum Handhabe bei Mängeln.
• Unklare Kündigung und Probezeit: Lange Bindung ohne Ausstieg ist teuer, wenn die Qualität nicht stimmt.
• Mindestlohn nicht geprüft: Auffällig niedrige Stundensätze sollten Sie hinterfragen, auch wegen der Auftraggeberhaftung.
• Zusatzleistungen nicht bepreist: Fenster, Grundreinigung und Winterdienst brauchen eigene Positionen.

Fehler bei Fristen und Kommunikation

Setzen Sie die Angebotsfrist so, dass Bieter die Objektbegehung einplanen und Rückfragen stellen können. Beantworten Sie Rückfragen schriftlich und an alle Bieter gleichlautend, sonst entstehen unterschiedliche Informationsstände und damit nicht vergleichbare Angebote. Nennen Sie in der Einladung die Wertung, den Zuschlagstermin und den geplanten Leistungsbeginn. Wer Bieter erst nach dem Zuschlag über Sonderwünsche informiert, zahlt diese in der Regel als Nachtrag.

Fehler bei der Preisprüfung

Ein auffällig niedriger Preis ist kein Schnäppchen, solange nicht geklärt ist, wie er zustande kommt. Lassen Sie sich die Kalkulation grob erläutern: angesetzte Stunden je Raumgruppe, Lohnansatz, Verbrauchsmaterial und Geräte. Liegt der Lohnansatz unter dem Branchenmindestlohn der Gebäudereinigung, ist das Angebot nicht belastbar. Vergleichen Sie Angebote immer auf Basis desselben Leistungsverzeichnisses und derselben Stundenansätze.

Nach dem Zuschlag: Start und Kontrolle

Planen Sie eine Einarbeitung am Objekt, eine gemeinsame Startbegehung und Kontrollen in den ersten Wochen. Dokumentieren Sie Mängel schriftlich mit Datum und setzen Sie eine Frist zur Nachbesserung. Eine vereinbarte Probezeit hilft, einen Wechsel ohne Streit zu ermöglichen. Hinweise zu Laufzeit und Kündigung finden Sie im Ratgeber zum Reinigungsvertrag, Intervalle je Raumart im Ratgeber zu den Reinigungsintervallen im Büro.

Wechsel der Reinigungsfirma: Übergabe und Personal

Wechselt ein Objekt den Dienstleister, sollte die Übergabe geregelt sein: Schlüsselrückgabe, Übergabe von Reinigungsplänen und Objektunterlagen, Abnahme des Zustands. Ob Beschäftigte des alten Auftragnehmers übernommen werden müssen, hängt vom Einzelfall und von Tarifregelungen ab. Fragen Sie das vor der Zuschlagserteilung bei Ihrer Rechtsberatung oder der zuständigen Innung nach, statt es zu unterstellen. Vereinbaren Sie in jedem Fall eine gemeinsame Startbegehung mit Protokoll.

Abnahme der Reinigungsleistung

Weil der Vertrag in der Regel ein Werkvertrag ist, spielt die Abnahme eine Rolle. Nach § 640 Abs. 1 BGB darf der Besteller die Abnahme nicht wegen unwesentlicher Mängel verweigern. Nach Abs. 2 gilt das Werk als abgenommen, wenn der Unternehmer nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme setzt und der Besteller nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe mindestens eines Mangels die Abnahme verweigert. Nimmt der Besteller trotz bekannter Mängel ab, stehen ihm die Mängelrechte nach Abs. 3 nur zu, wenn er sie sich bei der Abnahme vorbehält. Vermerken Sie Beanstandungen deshalb im Kontrollprotokoll ausdrücklich als Vorbehalt und regeln Sie im Vertrag, wie und wann die Leistung abgenommen wird, zum Beispiel monatlich anhand des Protokolls.