Eigenreinigung oder Fremdvergabe: Eigenes Personal oder Reinigungsdienstleister?

Eigenes Personal oder Dienstleister: Worum geht es?

Unternehmen, Praxen, Schulen und Hausverwaltungen stehen vor der Frage, ob sie Reinigungskräfte selbst beschäftigen oder die Reinigung an eine Gebäudereinigung vergeben. Eigenreinigung bedeutet, dass Sie Arbeitgeber der Reinigungskräfte sind. Fremdvergabe, oft Outsourcing genannt, bedeutet, dass Sie ein Ergebnis einkaufen, meist per Werkvertrag. Entscheidend sind Kosten, Verlässlichkeit, Fachwissen und Rechtsrisiko.

Der Arbeitgeber muss die Arbeitsstätte so reinigen lassen, dass die hygienischen Anforderungen erfüllt sind (§ 4 Abs. 2 Arbeitsstättenverordnung). Diese Pflicht bleibt bei Ihnen, egal ob Ihr Personal oder ein Dienstleister die Arbeit erledigt.

Kostenvergleich: Was kostet eine Stunde wirklich?

Der Stundenlohn ist nur der Anfang. Nach Zahlen des Statistischen Bundesamts betrugen die Lohnnebenkosten in Deutschland 2024 29 Euro je 100 Euro Bruttoverdienst. Dazu kommen bezahlte Ausfallzeiten für Urlaub, Feiertage und Krankheit, Geräte, Reinigungsmittel, Schulung, Einsatzplanung und Führung.

Beispiel (Rechenbeispiel mit Annahmen, keine Marktangabe): Angenommen wird ein Bruttostundenlohn von 15,00 Euro, das entspricht dem Branchenmindestlohn der Lohngruppe 1. Mit 29 Prozent Lohnnebenkosten kostet die bezahlte Stunde 19,35 Euro. Fallen 20 Prozent der bezahlten Stunden auf Urlaub, Feiertage und Krankheit, kostet die tatsächlich geleistete Stunde 19,35 geteilt durch 0,8, also etwa 24,19 Euro. Material, Geräte, Führung und Verwaltung sind darin noch nicht enthalten. Die Annahme von 20 Prozent ist ein Platzhalter für Ihre eigenen Zahlen.

Ein Vergleich gelingt nur mit denselben Annahmen: gleiche Fläche, gleicher Turnus, gleiche Qualität. Holen Sie Angebote mit identischem Leistungsverzeichnis ein und rechnen Sie Ihre Eigenkosten ehrlich durch. Beziehen Sie auch Dinge ein, die in keiner Rechnung auftauchen: die Zeit der Führungskraft für Einsatzplanung, Krankheitsvertretung und Einweisung sowie das Risiko, dass ein Einsatz ausfällt, wenn eine Kraft kurzfristig fehlt.

Was Sie bei Eigenreinigung tragen

• Anmeldung, Lohnabrechnung, Sozialversicherung und Unfallversicherung der Beschäftigten.
• Bezahlter Urlaub und Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.
• Einweisung in Geräte, Reinigungsmittel, Gefahrstoffe und Arbeitsschutz.
• Aufzeichnung der Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz.
• Vertretung und Einsatzplanung.
• Der gesetzliche Mindestlohn von 13,90 Euro. Der Branchenmindestlohn der Gebäudereinigung gilt für Betriebe, die überwiegend Gebäudereinigung erbringen, nicht automatisch für Ihr eigenes Reinigungspersonal.

Dafür steuern Sie Qualität und Einsatzzeiten direkt, kennen Ihr Personal und müssen keine Auftragsverhandlungen führen.

Nicht jede Lösung ist entweder oder. Manche Unternehmen halten eigenes Personal für die tägliche Sichtreinigung und vergeben Grundreinigung, Fensterreinigung und Teppichreinigung an Fachbetriebe, weil dafür Maschinen und Verfahren nötig sind, die sich für kleine Mengen kaum lohnen. Dieses Modell verteilt Risiko und Kosten und lässt sich später in beide Richtungen verändern.

Was bei der Fremdvergabe gilt

Mit dem Dienstleister schließen Sie in der Regel einen Werkvertrag. Wichtig sind ein Leistungsverzeichnis, ein Qualitätsmaßstab, etwa nach DIN EN 13549, sowie klare Regeln zu Vertretung, Haftpflicht und Kündigung. Setzt der Dienstleister Nachunternehmer ein, sollten Sie das vertraglich klären. Der Bundesinnungsverband empfiehlt außerdem eine Preisanpassungsklausel, nach der sich der Preis automatisch ändert, wenn sich Tariflöhne oder lohngebundene Kosten ändern.

Zwei Pflichten bleiben bei Ihnen. Erstens haften Sie als auftraggebender Unternehmer nach § 14 Arbeitnehmer-Entsendegesetz wie ein Bürge dafür, dass der Auftragnehmer und seine Nachunternehmer den Mindestlohn zahlen. Zweitens müssen mehrere Arbeitgeber am selben Arbeitsplatz bei Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz zusammenarbeiten, und Sie müssen prüfen, ob fremde Beschäftigte über Gefahren bei der Arbeit unterrichtet wurden (§ 8 Arbeitsschutzgesetz).

Betriebsübergang: Was passiert mit dem eigenen Reinigungspersonal?

Gehen ein Betrieb oder Betriebsteil durch Rechtsgeschäft auf einen anderen Inhaber über, tritt dieser in die Arbeitsverhältnisse ein (§ 613a BGB). Ob die Auslagerung einer Reinigungsabteilung ein Betriebsübergang ist, hängt vom Einzelfall ab. Das Bundesarbeitsgericht entschied am 24. Mai 2005 (8 AZR 333/04), dass bei personalintensiven Tätigkeiten wie Reinigung vor allem die Belegschaft zählt: Ein Betriebsübergang liegt nur vor, wenn der neue Inhaber die Hauptbelegschaft, also einen nach Zahl und Sachkunde wesentlichen Teil des Personals, übernimmt. Die bloße Fortführung der Tätigkeit genügt nicht.

• Mit Betriebsübergang: Die Arbeitsverhältnisse gehen auf den Dienstleister über, die Beschäftigten müssen vor dem Übergang in Textform unterrichtet werden und können innerhalb eines Monats widersprechen.
• Ohne Betriebsübergang: Das Reinigungspersonal bleibt bei Ihnen. Eine betriebsbedingte Kündigung muss die Regeln des Kündigungsschutzes beachten, der grundsätzlich in Betrieben mit regelmäßig mehr als zehn Arbeitnehmern gilt, Teilzeitkräfte zählen anteilig und Auszubildende nicht (§ 23 Kündigungsschutzgesetz).

Das ist eine Übersicht und keine Rechtsberatung. Bei Auslagerung mit vorhandenem Personal sollten Sie vorher einen Fachanwalt für Arbeitsrecht hinzuziehen. Beschäftigte können sich bei Betriebsrat, Gewerkschaft oder Arbeitgeberberatung informieren.

Entscheidungshilfe und häufige Fehler

Eher Eigenreinigung: kleine Flächen, feste und kurze Einsätze, hohe Anforderungen an Vertrauen, Personal ist bereits vorhanden und gut ausgelastet.

Für Hausverwaltungen gilt zusätzlich: Reinigung von Treppenhaus und Gemeinschaftsflächen ist unter den Voraussetzungen der Betriebskostenverordnung umlagefähig, und das Wirtschaftlichkeitsgebot verlangt nachvollziehbare Kosten. Ein Dienstleister mit Leistungsverzeichnis und Nachweisen erleichtert die Abrechnung gegenüber Mietern. Für Beschäftigte ist der Unterschied ebenfalls spürbar: Im Reinigungsbetrieb gelten der Branchenmindestlohn und die Aufstiegswege des Handwerks, im Eigenbetrieb meist feste Einsatzorte und der Mindestlohn des Unternehmens.

Eher Fremdvergabe: größere Flächen, Schichten oder Wochenendeinsätze, Bedarf an Spezialverfahren wie Teppichextraktion oder Glasreinigung, keine eigene Personalverwaltung, Wunsch nach verlässlicher Vertretung.

• Eigene Kosten ohne Ausfallzeiten rechnen und mit dem Angebot vergleichen.
• Auslagern, ohne den Betriebsübergang zu prüfen.
• Den Dienstleister ohne Leistungsverzeichnis beauftragen.
• Zu niedrige Angebote annehmen und die Haftung für den Mindestlohn übersehen.
• Die Mitarbeitenden zu spät informieren.