Putzfrau oder Reinigungsfirma: Kosten, Haftung, Ausfall und Recht im Vergleich

Putzfrau oder Reinigungsfirma: die Kurzantwort

Die Entscheidung hängt an vier Fragen: Wie viele Stunden brauchen Sie pro Woche? Möchten Sie Arbeitgeber sein? Was passiert, wenn die Reinigungskraft ausfällt? Und wer haftet, wenn etwas beschädigt wird? Die Tabelle ordnet typische Situationen zu.

Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Für Ihre Situation helfen die Minijob-Zentrale, Steuerberater oder Lohnsteuerhilfevereine.

Die drei Wege im Überblick

Wer Reinigung einkauft, hat rechtlich drei Möglichkeiten. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wer Ihr Vertragspartner ist und wer die Pflichten trägt.

Vermittlungsportale sind ein Sonderfall. Stiftung Warentest prüfte im Oktober 2018 acht Portale. Zwei davon verlangten von den Reinigungskräften weder Personalausweis noch Gewerbeschein und schrieben keine Haftpflichtversicherung vor. Der Test ist alt, die Bedingungen der Portale können sich seitdem geändert haben. Schauen Sie deshalb in die Bedingungen, mit wem Ihr Vertrag tatsächlich zustande kommt.

Bei einem Firmenangebot sollten Sie diese Punkte schriftlich haben:

• Leistungsumfang je Raum oder Fläche und die Häufigkeit der Einsätze.
• Preis als Stundensatz oder Pauschale, mit Hinweis auf netto oder brutto.
• Wer Reinigungsmittel, Geräte und Verbrauchsmaterial stellt.
• Regelung für Vertretung, Ausfall und Nachholtermine.
• Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung.
• Laufzeit, Kündigungsfrist und Ablauf bei Beanstandungen.
• Ob eigene Beschäftigte oder Nachunternehmer eingesetzt werden.

Was kostet der Vergleich in Zahlen?

Die Stundensätze sind nicht direkt vergleichbar, weil sie Unterschiedliches enthalten. Beim Minijob zahlen Sie Lohn und Abgaben, aber keine Vertretung und keine Verwaltung. Beim Unternehmen steckt beides im Preis.

Die Abgaben im Privathaushalt setzen sich aus 5 Prozent Krankenversicherung, 5 Prozent Rentenversicherung, 0,80 Prozent Umlage U1, 0,22 Prozent Umlage U2, 1,60 Prozent Unfallversicherung und 2 Prozent Pauschsteuer zusammen, zusammen 14,62 Prozent. Die Verdienstgrenze für den Minijob liegt 2026 bei 603 Euro im Monat.

Zwei Kostenposten sehen Sie in keinem Stundensatz: Zeit und Risiko. Als Arbeitgeber melden Sie Änderungen, prüfen Abrechnungen der Minijob-Zentrale und suchen bei Ausfall Ersatz. Das kostet keine Euro, aber Aufwand. Bei der Firma ist dieser Aufwand eingepreist, dafür binden Sie sich an Vertragslaufzeit und Einsatzzeiten, die weniger flexibel sein können als eine persönliche Absprache.

Dass die Firma deutlich mehr verlangt, hat Gründe: Sie muss in der Gebäudereinigung mindestens den Branchenmindestlohn von 15,00 Euro (Lohngruppe 1) zahlen, dazu kommen Arbeitgeberanteile, bezahlte Ausfallzeiten, Fahrzeiten, Material, Versicherungen, Verwaltung und ein Gewinnaufschlag. Achten Sie darauf, ob ein Angebot netto oder brutto gilt: 25 bis 40 Euro netto entsprechen bei 19 Prozent Umsatzsteuer 29,75 bis 47,60 Euro brutto.

Beispiel: vier Stunden pro Woche im Vergleich

Beispiel (Rechenbeispiel, keine Marktangabe): Ein Haushalt braucht vier Stunden Reinigung pro Woche, das sind 208 Stunden im Jahr.

• Minijob: Lohn 13,90 Euro mal 208 Stunden = 2.891,20 Euro. Dazu 14,62 Prozent Abgaben (422,69 Euro), zusammen 3.313,89 Euro oder 15,93 Euro je Stunde. Die Steuerermäßigung beträgt 20 Prozent, wäre rechnerisch 662,78 Euro, ist aber auf 510 Euro gedeckelt. Nach Ermäßigung bleiben 2.803,89 Euro oder 13,48 Euro je Stunde.
• Reinigungsfirma: Angenommen wird ein Stundensatz von 30 Euro brutto, der in der veröffentlichten Spanne von 25 bis 40 Euro liegt. Das ergibt 6.240 Euro im Jahr. Wenn der gesamte Betrag Arbeitskosten sind, ermäßigt sich die Steuer um 20 Prozent, also 1.248 Euro. Es bleiben 4.992 Euro oder 24,00 Euro je Stunde.

Der Minijob ist in diesem Beispiel günstiger, setzt aber voraus, dass Sie Urlaub und Krankheit selbst organisieren. Zahlen Sie die Haushaltshilfe im Urlaub weiter, entfallen diese Stunden ohne Gegenleistung. Die Firma erbringt dagegen im Vertrag vereinbarte Einsätze, ersatzweise mit anderem Personal. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Angeboten nach, die Annahme von 30 Euro ist nur ein Platzhalter.

Recht: Anmeldung, Schwarzarbeit und Scheinselbstständigkeit

Wer eine Reinigungskraft regelmäßig bezahlt beschäftigt, ist Arbeitgeber und muss sie anmelden. Im Privathaushalt läuft das über den Haushaltsscheck bei der Minijob-Zentrale, zeitnah mit Beginn der Beschäftigung. Das gilt auch bei wenigen Wochenstunden. Ohne Meldung droht nach Angaben der Minijob-Zentrale ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro, dazu kommen Nachzahlungen. Für Beschäftigte gilt 2026 der gesetzliche Mindestlohn von 13,90 Euro.

Anders ist es bei echten Selbstständigen. Sie stellen Rechnungen, arbeiten für mehrere Auftraggeber, bringen eigene Geräte oder Mittel mit und teilen sich ihre Zeit selbst ein. Wer dagegen nach Ihren Weisungen, zu festen Zeiten und nur für Sie arbeitet, kann als Beschäftigte gelten, auch wenn ein Gewerbeschein vorliegt. Auftraggeber und Auftragnehmer können bei der Deutschen Rentenversicherung Bund ein Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV beantragen.

• Fragen Sie nach Gewerbeanmeldung und Rechnungsstellung.
• Lassen Sie sich zeigen, dass die Person weitere Auftraggeber hat.
• Lassen Sie feste Vorgaben zu Zeit und Ablauf lieber weg, wenn Sie selbstständige Arbeit wollen.
• Bei Zweifeln wählen Sie den Minijob oder eine Firma, statt ein Statusrisiko zu tragen.

Halten Sie beim Minijob außerdem einen schriftlichen Arbeitsvertrag bereit, der Stundenlohn, Einsatztage und Urlaubsregelung enthält. Das schafft Klarheit für beide Seiten und erleichtert die Meldung bei Änderungen, etwa wenn sich der Verdienst verschiebt.

Haftung und Versicherung

Im Minijob trägt in der Regel der Arbeitgeber das Schadensrisiko. Nach Angaben der Minijob-Zentrale haftet die Haushaltshilfe nur, wenn sie den Schaden schuldhaft verursacht hat, und Sie müssten nachweisen, dass sie mehr als leicht fahrlässig gehandelt hat. Zudem darf Sie selbst keine Mitschuld treffen, etwa durch fehlende Einweisung. Weisen Sie die Kraft deshalb auf empfindliche Gegenstände und Geräte hin.

Wichtig: Die private Haftpflichtversicherung deckt entgeltliche Tätigkeiten in der Regel nicht ab. Eine Berufshaftpflicht der Haushaltshilfe oder Ihre Hausratversicherung mit Glasversicherung kann das Restrisiko mindern. Die gesetzliche Unfallversicherung über die Minijob-Zentrale (1,6 Prozent des Entgelts, bei 603 Euro sind das 9,65 Euro im Monat) schützt die Haushaltshilfe bei Arbeits- und Wegeunfällen, ersetzt aber keinen Sachschaden.

Bei einer Reinigungsfirma ist der Vertragspartner für Schäden verantwortlich, die seine Mitarbeitenden verursachen. Üblich und empfehlenswert ist eine Betriebshaftpflichtversicherung, die Bearbeitungsschäden einschließt. Lassen Sie sich den Versicherungsnachweis zeigen und halten Sie die Deckungssumme im Vertrag fest.

Ausfall, Urlaub und Vertretung

Der größte Praxisunterschied liegt im Ausfall. Auch eine Haushaltshilfe im Minijob hat Anspruch auf bezahlten Urlaub. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage bei einer Sechstagewoche und wird bei weniger Arbeitstagen anteilig berechnet, bei einem Einsatztag pro Woche sind das vier Tage. Bei Krankheit zahlen Sie den Lohn bis zu sechs Wochen weiter, sobald das Arbeitsverhältnis vier Wochen bestanden hat. Die Umlage U1 sorgt dafür, dass Ihnen 80 Prozent des fortgezahlten Entgelts erstattet werden.

Eine Vertretung gibt es beim Minijob nicht automatisch. Fällt die Kraft aus, bleibt Ihr Haushalt ungereinigt, oder Sie suchen kurzfristig Ersatz. Bei einer Reinigungsfirma regeln Sie das im Vertrag: Ersatzkraft, Nachholtermin oder Preisminderung bei ausgefallenen Einsätzen.

Diese Punkte gehören in jede Vereinbarung zum Ausfall:

• Bis wann Absagen mitgeteilt werden müssen, von beiden Seiten.
• Ob und wann ein Ersatztermin angeboten wird.
• Wer bei Zutrittsproblemen, etwa Schlüsselübergabe, verantwortlich ist.
• Wie Feiertage behandelt werden, die auf einen Einsatztag fallen.

Auch die Kündigung unterscheidet sich. Die Haushaltshilfe kündigen Sie schriftlich mit vier Wochen Frist zum 15. oder zum Monatsende (§ 622 BGB), bei längerer Beschäftigung verlängert sich die Frist für Sie als Arbeitgeber. Beim Firmenvertrag gelten die vereinbarten Fristen. Gegenüber Verbrauchern darf die Laufzeit in Allgemeinen Geschäftsbedingungen höchstens zwei Jahre betragen (§ 309 Nr. 9 BGB).

Steuer: Was Sie absetzen können

Privathaushalte können beide Wege steuerlich geltend machen. Für eine geringfügig beschäftigte Haushaltshilfe ermäßigt sich die Einkommensteuer um 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens um 510 Euro im Jahr (§ 35a Abs. 1 EStG). Für Dienstleistungen einer Firma sind es 20 Prozent der Arbeitskosten, höchstens 4.000 Euro im Jahr (§ 35a Abs. 2 EStG).

Bei Dienstleistern verlangt das Gesetz eine Rechnung und die Zahlung auf das Konto des Leistungserbringers. Barzahlung wird dann nicht anerkannt. Begünstigt sind nur die Arbeitskosten, nicht das Material. Unternehmen setzen Reinigung als Betriebsausgabe an, die Ermäßigung nach § 35a entfällt insoweit. Für die Einzelfallprüfung wenden Sie sich an Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein.

Bewahren Sie Rechnung und Überweisungsbeleg auf, ausgewiesen sollten Arbeitskosten und Materialkosten getrennt sein. Die Beträge tragen Sie in der Steuererklärung bei den haushaltsnahen Aufwendungen ein. Zwei Alleinstehende im selben Haushalt können die Höchstbeträge insgesamt nur einmal nutzen.

Gewerbe und Hausverwaltung: Was gilt für Unternehmen?

Für Büros, Praxen, Läden und Treppenhäuser ist die Reinigungsfirma der Regelfall. Der Vertrag ist meist ein Werkvertrag nach § 631 BGB, geschuldet ist ein Reinigungsergebnis. Damit Angebote vergleichbar sind und Mängel später belegbar bleiben, brauchen Sie ein Leistungsverzeichnis mit Flächen, Leistungen, Turnus und Qualitätsmaßstab.

Ein Punkt wird oft unterschätzt: Beauftragt ein Unternehmer eine Firma, haftet er nach § 14 Arbeitnehmer-Entsendegesetz wie ein Bürge für den Mindestlohn, den der Auftragnehmer und dessen Nachunternehmer zahlen müssen. Die Vorschrift richtet sich an Unternehmer, die andere Unternehmer beauftragen. Ein auffällig niedriger Angebotspreis ist deshalb für Unternehmen als Auftraggeber auch ein eigenes Risiko. Rechnen Sie nach, ob der Stundensatz den Lohn von mindestens 15,00 Euro plus Abgaben decken kann.

Hausverwaltungen beachten zusätzlich die Betriebskosten. Die Reinigung von Treppenhaus, Fluren und Keller ist nach § 2 Nr. 9 Betriebskostenverordnung umlagefähig, wenn der Mietvertrag die Umlage vorsieht, und unterliegt dem Wirtschaftlichkeitsgebot nach § 556 Abs. 3 BGB. Dokumentieren Sie Reinigungsplan und Kontrollen, damit die Abrechnung nachvollziehbar bleibt.

Für die Qualitätskontrolle bietet DIN EN 13549 (Reinigungsdienstleistungen, Grundanforderungen und Empfehlungen für Qualitätsmesssysteme) einen Rahmen, auf den sich Auftraggeber und Auftragnehmer im Vertrag beziehen können. Zeigen sich Mängel, setzen Sie dem Unternehmen schriftlich eine Frist zur Nachbesserung. Die Mängelrechte aus dem Werkvertragsrecht (§§ 634 ff. BGB) greifen erst, wenn der Auftragnehmer die Gelegenheit zur Nachbesserung hatte. Der Haushaltsscheck ist für Privathaushalte gedacht. Unternehmen und Verwaltungen klären das Meldeverfahren für eigene Beschäftigte mit der Minijob-Zentrale oder ihrem Steuerberater.

Karriere: Was der Unterschied für Beschäftigte bedeutet

Wer in der Reinigung arbeiten möchte, steht vor derselben Frage von der anderen Seite. Im Privathaushalt gilt für Beschäftigte der gesetzliche Mindestlohn von 13,90 Euro. In Betrieben der Gebäudereinigung gilt der Branchenmindestlohn von 15,00 Euro in der Lohngruppe 1 und 18,40 Euro in der Lohngruppe 6, die Verordnung gilt bis Ende 2026, über die Anschlussregelung wurde im Herbst 2026 noch verhandelt. Sie erfasst Betriebe, die überwiegend Gebäudereinigung erbringen, nicht den einzelnen Privathaushalt.

Der Betrieb bietet zudem Aufstiegswege: die dreijährige Ausbildung zum Gebäudereiniger, später Vorarbeiter, Objektleiter oder Meister. Das Gebäudereiniger-Handwerk ist zulassungsfrei, wer sich selbstständig macht, zeigt den Betriebsbeginn unverzüglich bei der Handwerkskammer an (§ 18 Abs. 1 HwO). Selbstständig zu arbeiten bedeutet allerdings, Rechnungen zu schreiben, Versicherungen zu tragen und das Statusrisiko zu kennen, das weiter oben beschrieben ist.

Wenn Sie als Beschäftigte oder Beschäftigter in einem Reinigungsbetrieb anfangen, prüfen Sie vor der Unterschrift diese Punkte:

• Einstufung in eine Lohngruppe und der Stundenlohn im Arbeitsvertrag.
• Arbeitszeit, Einsatzorte und Fahrzeiten.
• Urlaubsanspruch und Regelung bei Krankheit.
• Einweisung in Geräte, Reinigungsmittel und Arbeitsschutz.
• Aufzeichnung der Arbeitszeit, die der Arbeitgeber nach dem Mindestlohngesetz führen muss.

Checkliste: So entscheiden Sie in zehn Minuten

• Stunden pro Woche und Räume notieren, bei Büros die Fläche in m² angeben.
• Entscheiden, ob Sie Arbeitgeber sein wollen. Wenn nein, scheidet der Minijob aus.
• Drei Angebote einholen und prüfen, ob sie netto oder brutto gelten.
• Nachweis der Haftpflichtversicherung verlangen.
• Vertretung bei Urlaub und Krankheit schriftlich regeln.
• Bei Selbstständigen Gewerbeanmeldung, Rechnung und weitere Auftraggeber prüfen.
• Leistungsumfang und Turnus schriftlich festhalten, im Gewerbe als Leistungsverzeichnis.
• Zahlung per Überweisung vereinbaren, damit die Steuerermäßigung möglich bleibt.
• Kündigungsfristen und Laufzeit prüfen, bevor Sie unterschreiben.

Häufige Fehler

• Nur den Stundensatz vergleichen. Minijob und Firma enthalten Unterschiedliches, Vertretung und Verwaltung kosten Geld oder Zeit.
• Nicht anmelden. Wer regelmäßig bezahlt beschäftigt, ohne zu melden, riskiert Bußgeld bis 5.000 Euro und Nachzahlungen.
• Bar zahlen. Bei Dienstleistern geht dann die Steuerermäßigung verloren.
• Statusrisiko ignorieren. Eine Gewerbeanmeldung allein macht niemanden zum Selbstständigen.
• Haftpflicht annehmen. Die private Haftpflicht deckt bezahlte Hilfe meist nicht.
• Im Gewerbe ohne Leistungsverzeichnis beauftragen. Dann fehlt der Maßstab für Mängelrügen.
• Auffällig niedrige Angebote annehmen. Unternehmen als Auftraggeber haften für den Mindestlohn mit.