Leistungsverzeichnis Reinigung: Aufbau, Turnus und Qualitätsmessung

Was gehört in ein Leistungsverzeichnis?

Ein vollständiges LV beantwortet vier Fragen: Wo wird gereinigt, was wird gemacht, wie oft und nach welchem Maßstab wird kontrolliert. Üblich sind folgende Bestandteile:

• Objektbeschreibung mit Adresse, Nutzung und Öffnungszeiten
• Flächenangaben je Raumgruppe und Bodenbelag
• Leistungsbeschreibung je Raumgruppe
• Turnus (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich)
• Reinigungszeiten und Zutrittsregelung
• Material, Maschinen und Reinigungsmittel, Verantwortung für Verbrauchsmaterial
• Qualitätsmessung und Dokumentation
• Sonderleistungen mit Einzelpreisen

Vorlagen für Aufbau und Bezeichnungen können Branchenverbände wie der Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks oder GEFMA bieten. Fragen Sie dort nach dem aktuellen Angebot. Vorlagen sind keine Pflicht, sparen aber Zeit.

Wie genau muss die Leistungsbeschreibung sein?

Für öffentliche Aufträge verlangt § 121 Abs. 1 GWB, den Auftragsgegenstand so eindeutig und erschöpfend wie möglich zu beschreiben, sodass alle Unternehmen die Beschreibung gleich verstehen und die Angebote vergleichbar sind. Zur Beschreibung gehören auch die Umstände und Bedingungen der Leistung. Für ein Reinigungsverzeichnis heißt das: Nennen Sie Reinigungszeiten, Zutrittsregeln, laufenden Betrieb, Lagerflächen für Material und Besonderheiten der Räume. Auch für private Auftraggeber ist dieser Maßstab sinnvoll, weil Angebote nur dann vergleichbar sind, wenn alle Bieter dieselbe Leistung bepreisen.

Raumgruppen bilden und Turnus festlegen

Raumgruppen fassen Räume mit gleichem Reinigungsbedarf zusammen. Das vermeidet lange Einzellisten und macht die Kalkulation nachvollziehbar. Der Turnus richtet sich nach Nutzung und Hygieneanforderung, nicht nach der Fläche allein.

Die Turnus-Angaben sind Beispiele und keine Norm. Welche Intervalle sinnvoll sind, erklärt der Ratgeber zu Reinigungsintervallen im Büro.

Qualitätsmessung nach DIN EN 13549

Die DIN EN 13549 beschreibt Grundanforderungen und Empfehlungen für Qualitätsmesssysteme bei Reinigungsdienstleistungen. Sie ist die deutsche Fassung der EN 13549 von 2001. Im LV wird die Norm meist als Maßstab für Kontrollen vereinbart: Wie oft wird geprüft, in welchem Umfang, durch wen und mit welchem Ergebnis. Die Norm kostet beim DIN-Shop Geld und ist keine kostenlose Vorlage, Sie müssen also die Messregeln im LV selbst knapp beschreiben.

Praxistauglich ist eine Regelung mit diesen Punkten:

1. Kontrollen finden mindestens monatlich statt, gemeinsam oder durch den Auftraggeber.
2. Geprüft wird nach einer festgelegten Auswahl von Räumen und Flächen.
3. Das Ergebnis wird in einem Protokoll festgehalten.
4. Mängel werden mit Frist zur Nachbesserung gerügt.
5. Bei wiederholten Mängeln greifen vereinbarte Minderungen oder Vertragsstrafen.

Eine Nachbesserungsfrist ist wichtig. Das Oberlandesgericht Hamm hat mit Urteil vom 19. April 2024 (Az. 12 U 9/23) eine Minderung abgelehnt, weil keine Frist zur Nachbesserung gesetzt worden war.

Von der Kontrolle zur Abnahme

Ein Kontrollprotokoll ist mehr als ein Nachweis. Nach § 640 Abs. 1 BGB darf die Abnahme nicht wegen unwesentlicher Mängel verweigert werden. Wer die Abnahme erklärt und dabei einen bekannten Mangel nicht vorbehält, verliert die Rechte nach § 634 Nr. 1 bis 3 BGB (§ 640 Abs. 3 BGB). Setzt der Unternehmer nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme, kann das Werk außerdem als abgenommen gelten, wenn Sie nicht innerhalb der Frist unter Angabe mindestens eines Mangels widersprechen (§ 640 Abs. 2 BGB). Halten Sie daher im Verzeichnis fest, wie Mängel gerügt werden:

• Mangel mit Datum, Raum und Foto im Protokoll vermerken
• Vorbehalt ausdrücklich in das Protokoll schreiben
• Frist zur Nachbesserung schriftlich setzen
• Ergebnis der Nachkontrolle dokumentieren

Grundreinigung und Sonderleistungen im Verzeichnis

Unterhaltsreinigung hält den Zustand, Grundreinigung stellt ihn wieder her. Typisch sind das Entfernen von Pflegefilmen auf Böden, die Tiefenreinigung von Sanitärbereichen oder die Reinigung von Teppichböden mit Maschine. Diese Leistungen laufen in größeren Abständen und gehören mit Turnus und Einzelpreis ins Verzeichnis, nicht in die Monatspauschale. Das gilt ebenso für Glas- und Fassadenreinigung, bei der Zugang, Höhe und Sicherheitsvorkehrungen entscheidend sind.

Schreiben Sie bei Sonderleistungen die Menge dazu, etwa 400 m² Teppichboden oder 60 Fenster. Nur so lassen sich Einzelpreise zwischen Bietern vergleichen.

Gliederungsbeispiel für ein Büro-LV

Beispiel zur Orientierung:

1. Objektdaten (Adresse, Nutzungsart, Öffnungszeiten, Ansprechpartner)
2. Flächenübersicht (Raumgruppe, m², Belag)
3. Leistungen Unterhaltsreinigung je Raumgruppe mit Turnus
4. Periodische Leistungen (Grundreinigung Böden, Fenster, Lamellen)
5. Reinigungszeiten, Zugang, Schlüssel, Alarm
6. Material und Verbrauchsmittel (wer stellt Seife, Papier, Müllbeutel)
7. Qualitätsmessung und Berichtswesen
8. Personal (Einweisung, Vertretung, Objektleitung)
9. Arbeitsschutz und Gefahrstoffe (Sicherheitsdatenblätter, Unterweisung)
10. Preisblatt (Monatspauschale, Stundensatz, Einzelpreise für Sonderleistungen)

Typische Fehler im Leistungsverzeichnis

• Unklare Begriffe: „Sauber halten“ ist keine Leistung. Beschreiben Sie Tätigkeiten und Ergebnis.
• Fehlender Turnus: Ohne Intervall lässt sich der Preis nicht prüfen.
• Sonderleistungen vergessen: Fenster, Grundreinigung oder Teppichshampoonierung gehören mit Einzelpreisen ins Preisblatt.
• Verbrauchsmaterial offen: Klären Sie, wer Papier, Seife und Müllbeutel stellt.
• Keine Kontrollregel: Ohne Protokoll und Frist sind Mängelrechte schwer durchzusetzen.

Arbeitsschutz und Reinigungsmittel im Verzeichnis

Ein vollständiges LV regelt auch, wer Reinigungsmittel stellt und wie Gefahrstoffe gehandhabt werden. Fordern Sie Sicherheitsdatenblätter an, verlangen Sie die Unterweisung der Mitarbeiter und lassen Sie sich bestätigen, dass die Mittel für die vorhandenen Beläge geeignet sind. Das schützt Beschäftigte und Ihr Gebäude. Details enthält der Ratgeber zu Reinigungsmitteln, Gefahrstoffen und Arbeitsschutz.

Mengen und Leistungswerte transparent machen

Gute Verzeichnisse nennen neben Fläche und Turnus auch Besonderheiten, die den Aufwand bestimmen: Möblierung, Anzahl der Arbeitsplätze, Hochglanzflächen, Glaswände, schwer zugängliche Bereiche. Bitten Sie Bieter, in der Kalkulation die Leistungswerte in Quadratmeter je Stunde offenzulegen. So erkennen Sie, ob ein Angebot realistisch ist, und Nachträge lassen sich leichter prüfen.